Mục lục

Cần Chuẩn Bị Chứng Cứ Gì Khi Kiện Công Ty?

Khi xảy ra tranh chấp với công ty về tiền lương, sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, bảo hiểm xã hội, bồi thường hoặc trợ cấp thôi việc, người lao động thường hỏi: “Tôi nói đúng sự thật rồi, có cần chứng cứ nữa không?”.

Câu trả lời là: có. Khi khởi kiện, người lao động cần chuẩn bị chứng cứ để chứng minh quan hệ lao động, quá trình làm việc, quyền lợi bị vi phạm và thiệt hại thực tế. Bộ luật Tố tụng dân sự quy định đương sự có quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ cho Tòa án để chứng minh cho yêu cầu của mình.

Tóm tắt nhanh

Vấn đề cần chứng minh	Chứng cứ nên chuẩn bị
Có quan hệ lao động	Hợp đồng lao động, thư mời nhận việc, email tuyển dụng, bảng phân công công việc
Thời gian làm việc	Bảng chấm công, lịch làm việc, tin nhắn giao ca, email nội bộ
Tiền lương	Bảng lương, sao kê ngân hàng, phiếu lương, tin nhắn xác nhận lương
Bị nợ lương	Sao kê thiếu tiền, bảng công, email yêu cầu thanh toán, tin nhắn công ty hứa trả
Bị sa thải/nghỉ việc	Quyết định sa thải, thông báo chấm dứt hợp đồng, biên bản họp kỷ luật
Bảo hiểm xã hội	VssID, quá trình đóng BHXH, bảng lương, hợp đồng, tin nhắn trao đổi về bảo hiểm
Thiệt hại	Chi phí phát sinh, thu nhập bị mất, hồ sơ y tế, chứng từ liên quan
Đã yêu cầu công ty giải quyết	Email, đơn kiến nghị, tin nhắn, biên bản làm việc

1. Nhóm chứng cứ chứng minh có quan hệ lao động

Đây là nhóm chứng cứ quan trọng nhất. Người lao động cần chứng minh mình thực tế làm việc cho công ty, chịu sự quản lý, điều hành và được trả lương.

Nên chuẩn bị:

Hợp đồng lao động;
Hợp đồng thử việc;
Thư mời nhận việc;
Quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, phân công công việc;
Email công ty cấp tài khoản làm việc;
Thẻ nhân viên, đồng phục, nội quy, quy chế;
Tin nhắn giao việc qua Zalo, email, nhóm chat;
Bảng chấm công, lịch làm việc, phân ca;
Người làm chứng là đồng nghiệp, quản lý trực tiếp.

Trường hợp không có hợp đồng lao động bằng văn bản vẫn có thể chứng minh quan hệ lao động bằng chứng cứ thực tế. Vì vậy, không nên nghĩ rằng “không có hợp đồng thì không kiện được”.

2. Nhóm chứng cứ về tiền lương, phụ cấp, thưởng

Nếu tranh chấp liên quan đến nợ lương, trả thiếu lương, không trả phụ cấp, không trả lương làm thêm giờ, cần chuẩn bị:

Bảng lương hằng tháng;
Phiếu lương;
Sao kê tài khoản nhận lương;
Tin nhắn/email xác nhận mức lương;
Quy chế lương, thưởng, phụ cấp;
Hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng;
Bảng chấm công, bảng tính KPI;
Chứng cứ về việc công ty hứa trả nhưng chưa trả.

Nếu công ty trả lương bằng tiền mặt, người lao động nên thu thập phiếu chi, giấy nhận tiền, tin nhắn xác nhận đã nhận/chưa nhận lương hoặc lời khai người làm chứng.

3. Nhóm chứng cứ về thời gian làm việc, làm thêm giờ

Với yêu cầu trả lương làm thêm giờ, tiền ca đêm, tiền ngày nghỉ lễ, người lao động cần chứng minh mình có làm việc thực tế ngoài thời gian bình thường.

Chứng cứ thường dùng gồm:

Bảng chấm công;
Lịch trực, lịch ca;
Email hoặc tin nhắn yêu cầu làm thêm;
Dữ liệu check-in/check-out;
Camera, định vị, log hệ thống;
Bảng giao việc ngoài giờ;
Tin nhắn xác nhận của quản lý;
Sao kê lương thể hiện chưa được trả tiền làm thêm.

Người lao động nên lưu chứng cứ theo tháng, không để dồn quá lâu vì dữ liệu chấm công, camera, tài khoản nội bộ có thể bị xóa hoặc mất quyền truy cập.

4. Nhóm chứng cứ về việc bị sa thải, cho nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng

Nếu kiện công ty vì sa thải trái luật, đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật hoặc ép nghỉ việc, cần chuẩn bị:

Quyết định sa thải;
Thông báo chấm dứt hợp đồng;
Email yêu cầu nghỉ việc;
Biên bản họp xử lý kỷ luật;
Thư mời họp kỷ luật;
Nội quy lao động;
Tin nhắn ép viết đơn nghỉ việc;
Đơn xin nghỉ việc nếu có;
Chứng cứ chứng minh công ty không báo trước hoặc báo trước không đúng thời hạn;
Chứng cứ chứng minh người lao động vẫn muốn tiếp tục làm việc.

Bộ luật Lao động 2019 quy định một số tranh chấp như xử lý kỷ luật sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không bắt buộc phải qua hòa giải trước khi yêu cầu Tòa án giải quyết.

5. Nhóm chứng cứ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

Nếu công ty không đóng, đóng thiếu, nợ bảo hiểm hoặc không chốt sổ, nên chuẩn bị:

Ảnh chụp quá trình đóng trên VssID;
Sổ bảo hiểm xã hội;
Hợp đồng lao động;
Bảng lương;
Sao kê nhận lương;
Email/tin nhắn trao đổi với nhân sự về bảo hiểm;
Văn bản của cơ quan bảo hiểm nếu có;
Đơn yêu cầu công ty chốt sổ, trả sổ.

Tranh chấp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thuộc nhóm không bắt buộc phải qua hòa giải trước khi yêu cầu Tòa án giải quyết theo Bộ luật Lao động 2019.

6. Nhóm chứng cứ về việc đã yêu cầu công ty giải quyết

Trước khi kiện, người lao động nên có bước yêu cầu công ty giải quyết bằng văn bản. Đây là chứng cứ thể hiện thiện chí và giúp xác định rõ yêu cầu.

Nên lưu:

Đơn kiến nghị gửi công ty;
Email yêu cầu thanh toán lương, chốt sổ, hủy quyết định sa thải;
Tin nhắn với nhân sự/quản lý;
Biên bản làm việc;
Văn bản trả lời của công ty;
Phiếu gửi bưu điện hoặc xác nhận đã gửi email.

Nội dung yêu cầu nên rõ: yêu cầu gì, số tiền bao nhiêu, căn cứ từ đâu, đề nghị trả lời trước ngày nào.

7. Có cần hòa giải trước khi kiện công ty không?

Không phải mọi tranh chấp lao động đều phải hòa giải trước khi kiện.

Theo Bộ luật Lao động 2019, tranh chấp lao động cá nhân thường phải qua hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Tòa án giải quyết, nhưng có một số trường hợp không bắt buộc hòa giải, như tranh chấp về sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường – trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Người lao động cần xác định đúng loại tranh chấp để biết có phải hòa giải trước hay có thể nộp đơn khởi kiện trực tiếp tại Tòa án.

8. Checklist hồ sơ khi kiện công ty

Hồ sơ	Ghi chú
Đơn khởi kiện	Ghi rõ yêu cầu, số tiền, căn cứ
CCCD của người lao động	Bản sao
Hợp đồng lao động/thử việc	Có bao nhiêu nộp bấy nhiêu
Quyết định nghỉ việc/sa thải	Nếu có
Bảng lương, sao kê lương	Chứng minh thu nhập, tiền bị thiếu
Bảng chấm công, lịch làm việc	Chứng minh ngày công, làm thêm
Chứng cứ về BHXH	VssID, sổ BHXH, quá trình đóng
Tin nhắn, email, biên bản	Chứng minh trao đổi với công ty
Biên bản hòa giải	Nếu tranh chấp thuộc trường hợp phải hòa giải
Chứng cứ thiệt hại	Chi phí, thu nhập bị mất, tài liệu liên quan

9. Lưu chứng cứ thế nào cho đúng?

Người lao động nên:

Chụp màn hình đầy đủ tên người gửi, thời gian, nội dung;
Xuất email ra file PDF;
Lưu sao kê ngân hàng bản đầy đủ;
Sao lưu dữ liệu ra nhiều nơi;
Không chỉnh sửa, cắt ghép chứng cứ;
Ghi chú thời gian, bối cảnh của từng tài liệu;
Xin xác nhận hoặc biên bản làm việc nếu có thể;
Lập vi bằng trong trường hợp chứng cứ điện tử quan trọng và dễ bị xóa.

Chứng cứ càng rõ ràng, yêu cầu khởi kiện càng dễ được Tòa án xem xét.

10. Câu hỏi thường gặp

Không có hợp đồng lao động có kiện công ty được không?

Có thể. Người lao động có thể dùng bảng lương, sao kê, chấm công, email, tin nhắn giao việc, thẻ nhân viên, đồng phục, người làm chứng để chứng minh quan hệ lao động thực tế.

Công ty nợ lương thì cần chứng cứ gì?

Cần hợp đồng hoặc thỏa thuận lương, bảng chấm công, bảng lương, sao kê tài khoản, tin nhắn/email công ty xác nhận nợ lương hoặc hứa trả lương.

Bị ép viết đơn nghỉ việc thì chứng minh thế nào?

Cần lưu tin nhắn, email, ghi âm hợp pháp nếu có, lời khai người làm chứng, thời điểm công ty gây sức ép, nội dung trao đổi với nhân sự/quản lý và các tài liệu thể hiện người lao động không tự nguyện nghỉ.

Kiện công ty có phải nộp án phí không?

Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14 quy định về án phí, lệ phí Tòa án và các trường hợp miễn, giảm án phí, lệ phí. Tùy loại yêu cầu, người lao động có thể thuộc trường hợp được miễn tạm ứng án phí, án phí theo quy định cụ thể.

Thời hiệu kiện công ty là bao lâu?

Theo Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là 01 năm kể từ ngày phát hiện hành vi mà bên tranh chấp cho rằng quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm.

11. Kết luận

Khi kiện công ty, người lao động cần chuẩn bị chứng cứ theo 04 nhóm chính: chứng cứ chứng minh có quan hệ lao động, chứng cứ về tiền lương và thời gian làm việc, chứng cứ về hành vi vi phạm của công ty và chứng cứ về thiệt hại/yêu cầu bồi thường.

Không có hợp đồng lao động không có nghĩa là không thể kiện. Quan trọng là người lao động phải chứng minh được mình đã làm việc thực tế, chịu sự quản lý của công ty và quyền lợi bị xâm phạm.