Mục lục

Mua Phải Hóa Đơn Của Công Ty “Ma” Xử Lý Thế Nào?

Mua phải hóa đơn của công ty “ma” là tình huống rất rủi ro đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi hóa đơn đã được kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào, đã hạch toán chi phí, đã dùng để quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc đã xuất tiếp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Khi cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, bỏ trốn, bán hóa đơn hoặc xuất hóa đơn khống, doanh nghiệp mua hàng có thể bị yêu cầu giải trình, điều chỉnh thuế, nộp bổ sung thuế, tiền chậm nộp, bị xử phạt hành chính hoặc trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.

Câu trả lời ngắn gọn là: doanh nghiệp cần dừng sử dụng hóa đơn rủi ro, rà soát lại toàn bộ giao dịch, thu thập chứng cứ chứng minh việc mua bán có thật, kiểm tra tình trạng pháp lý của bên bán, chủ động kê khai bổ sung nếu có sai sót, làm văn bản giải trình với cơ quan thuế và tuyệt đối không hợp thức hóa hồ sơ bằng chứng từ giả. Không phải cứ nhận hóa đơn từ công ty “ma” là mặc nhiên phạm tội, nhưng doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch có thật, hàng hóa/dịch vụ có thật, thanh toán thật, hạch toán đúng và không biết, không tham gia vào việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký là hóa đơn không hợp pháp; hóa đơn khống, hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế hoặc hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào cũng là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Tóm tắt nhanh

Câu hỏi	Trả lời ngắn
Mua phải hóa đơn của công ty “ma” có nguy hiểm không?	Có, có thể bị loại chi phí, loại thuế GTGT đầu vào, truy thu thuế, phạt hành chính hoặc bị xem xét hình sự
Việc đầu tiên cần làm là gì?	Dừng sử dụng hóa đơn, rà soát giao dịch, lưu hồ sơ và kiểm tra tình trạng bên bán
Có phải cứ công ty bán bỏ trốn là bên mua phạm tội không?	Không. Phải xem giao dịch có thật không, bên mua có biết/đồng phạm không, hồ sơ chứng minh ra sao
Hóa đơn nào bị coi là rủi ro cao?	Hóa đơn khống, hóa đơn của doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hóa đơn sai giá trị, sai hàng hóa, sai bản chất giao dịch
Có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?	Chỉ được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định
Chi phí có được tính vào chi phí được trừ không?	Phải có đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp đặc thù
Nếu đã kê khai hóa đơn rủi ro thì sao?	Cần rà soát, xác định sai sót, cân nhắc kê khai bổ sung, điều chỉnh giảm thuế khấu trừ/chi phí nếu không chứng minh được
Có bị xử lý về tội trốn thuế không?	Có thể, nếu dùng hóa đơn không hợp pháp để làm giảm thuế phải nộp hoặc tăng thuế được khấu trừ/hoàn đến mức truy cứu
Có bị xử lý về tội mua bán hóa đơn không?	Có thể, nếu có hành vi mua bán trái phép hóa đơn, hóa đơn khống, hóa đơn không gắn với giao dịch thật
Cần chuẩn bị gì khi giải trình?	Hợp đồng, đơn hàng, giao nhận, kho, vận chuyển, nghiệm thu, thanh toán, liên hệ bên bán, chứng cứ hàng hóa/dịch vụ có thật

1. Công ty “ma” và hóa đơn của công ty “ma” là gì?

“Công ty ma” không phải là thuật ngữ chính thức trong Luật Doanh nghiệp hoặc pháp luật thuế. Đây là cách gọi thực tế đối với những doanh nghiệp được thành lập nhưng không hoạt động kinh doanh thực chất, không có trụ sở thật, không có nhân sự, không có hàng hóa/dịch vụ thật, hoặc được lập ra để phục vụ các mục đích bất hợp pháp như bán hóa đơn, hợp thức hóa chi phí, trung chuyển dòng tiền, trốn thuế, lừa đảo hoặc rửa tiền.

Trong lĩnh vực hóa đơn, doanh nghiệp thường gặp các nhóm rủi ro sau:

Bên bán đã bỏ địa chỉ kinh doanh;
Bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
Bên bán bị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn;
Bên bán xuất hóa đơn nhưng không có hàng hóa, dịch vụ thật;
Hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn không đúng với giao dịch thực tế;
Giá trị hóa đơn cao hơn hoặc thấp hơn giá trị giao dịch thật;
Hóa đơn được mua qua trung gian, không giao dịch trực tiếp với bên bán;
Tiền thanh toán chuyển đi nhưng quay lại bằng tiền mặt hoặc qua bên thứ ba không rõ căn cứ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025; đây là nhóm quy định quan trọng cần lưu ý khi kiểm tra hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn và nghĩa vụ quản lý, sử dụng hóa đơn.

2. Khi nào hóa đơn bị coi là không hợp pháp?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ không hợp pháp có thể bao gồm hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hóa đơn hết giá trị sử dụng, hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian cưỡng chế, hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế trong trường hợp phải có mã.

Đặc biệt, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký cũng thuộc nhóm hóa đơn không hợp pháp. Trường hợp hóa đơn lập trước ngày bị xác định không hoạt động nhưng cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp thì hóa đơn này vẫn có rủi ro rất lớn.

Ngoài ra, hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ còn bao gồm:

Sử dụng hóa đơn khống;
Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế;
Lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
Sử dụng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra;
Sử dụng hóa đơn, chứng từ đã bị cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp.

3. Mua phải hóa đơn công ty “ma” có phải lúc nào cũng bị xử phạt không?

Không phải mọi trường hợp đều xử lý giống nhau. Cần phân biệt giữa mua hàng thật nhưng nhận hóa đơn từ bên bán rủi ro và mua hóa đơn khống để hợp thức chi phí.

Tình huống	Bản chất	Rủi ro chính
Mua hàng thật, có giao nhận, thanh toán thật, nhưng sau đó bên bán bỏ địa chỉ	Có giao dịch thực tế, cần chứng minh lỗi thuộc bên bán	Có thể bị yêu cầu giải trình, điều chỉnh thuế nếu hồ sơ không đủ
Không mua hàng, chỉ mua hóa đơn	Giao dịch khống	Rủi ro trốn thuế, mua bán hóa đơn, hình sự
Có mua hàng nhưng hóa đơn ghi sai hàng hóa, sai giá trị	Hóa đơn không phản ánh đúng bản chất	Rủi ro bị loại chi phí, loại thuế, xử phạt
Thanh toán chuyển khoản rồi nhận lại tiền mặt	Dấu hiệu hợp thức giao dịch	Rủi ro rất cao
Hóa đơn từ doanh nghiệp đã bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký	Hóa đơn thuộc nhóm rủi ro pháp lý	Cần đối chiếu ngày lập hóa đơn, kết luận của cơ quan chức năng và chứng cứ giao dịch

Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định trường hợp người mua sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào nhưng chứng minh được lỗi thuộc về bên bán và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ thì có thể bị xử lý theo hướng khai sai dẫn đến thiếu thuế, với biện pháp buộc nộp đủ số thuế thiếu, tiền chậm nộp và điều chỉnh số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có.

Vì vậy, yếu tố sống còn là hồ sơ chứng minh giao dịch có thật. Doanh nghiệp càng để hồ sơ lỏng lẻo, mua qua trung gian, không có giao nhận, không có kho vận, không có nghiệm thu, không chứng minh được dòng tiền thì rủi ro càng cao.

4. Doanh nghiệp cần làm gì ngay khi phát hiện hóa đơn rủi ro?

Bước 1: Dừng sử dụng hóa đơn rủi ro

Không tiếp tục kê khai, hạch toán, quyết toán hoặc dùng hóa đơn đó để giải trình cho các giao dịch khác nếu chưa kiểm tra. Nếu hóa đơn đã kê khai, cần đánh dấu riêng để rà soát.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng hóa đơn và bên bán

Doanh nghiệp cần tra cứu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, đồng thời kiểm tra mã số thuế, tình trạng hoạt động của bên bán, thời điểm hóa đơn được lập, thời điểm bên bán bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nếu có. Cục Thuế đã hướng dẫn người nộp thuế có thể đăng nhập ứng dụng hóa đơn điện tử để tra cứu hóa đơn bán ra, mua vào trên hệ thống.

Bước 3: Rà soát giao dịch thực tế

Cần trả lời được các câu hỏi:

Có hợp đồng/đơn hàng không?
Ai là người liên hệ bên bán?
Hàng hóa/dịch vụ có thật không?
Hàng đã nhập kho, xuất kho, sử dụng, bán tiếp chưa?
Có vận đơn, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho không?
Có nghiệm thu, bàn giao, báo cáo kết quả dịch vụ không?
Thanh toán qua tài khoản nào?
Người nhận tiền có đúng là bên bán không?
Có dòng tiền quay lại doanh nghiệp hoặc cá nhân liên quan không?

Bước 4: Làm việc với bên bán

Nếu bên bán còn liên hệ được, cần yêu cầu họ cung cấp hồ sơ chứng minh giao dịch, xác nhận công nợ, chứng từ giao hàng, thông tin xuất hóa đơn, tình trạng hoạt động và giải trình về hóa đơn. Nếu bên bán không liên hệ được, cần lưu chứng cứ về việc đã liên hệ nhưng không có phản hồi.

Bước 5: Kê khai bổ sung, điều chỉnh nếu cần

Nếu sau khi rà soát không đủ căn cứ chứng minh giao dịch hoặc hóa đơn thuộc trường hợp không hợp pháp, doanh nghiệp cần trao đổi với kế toán, tư vấn thuế hoặc luật sư để cân nhắc kê khai bổ sung, điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, loại chi phí không đủ điều kiện và nộp bổ sung thuế, tiền chậm nộp nếu phát sinh.

Bước 6: Chuẩn bị văn bản giải trình

Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp cần giải trình rõ quá trình giao dịch, lý do lựa chọn nhà cung cấp, hồ sơ kiểm tra ban đầu, chứng cứ hàng hóa/dịch vụ có thật, chứng từ thanh toán và biện pháp khắc phục đã thực hiện. Không nên nộp hồ sơ rời rạc, thiếu logic hoặc trả lời theo kiểu “kế toán làm nên giám đốc không biết”.

5. Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh giao dịch có thật

Khi mua phải hóa đơn của công ty “ma”, doanh nghiệp cần chứng minh giao dịch có thật bằng hệ thống tài liệu nhất quán. Một hóa đơn đơn lẻ gần như không đủ.

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có
Hồ sơ pháp lý nhà cung cấp	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tra cứu mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng, hợp đồng, báo giá
Hồ sơ giao dịch	Hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng, báo giá, email, tin nhắn, biên bản đàm phán
Hồ sơ hàng hóa	Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, vận đơn, bảng kê hàng hóa, hình ảnh hàng hóa
Hồ sơ dịch vụ	Biên bản nghiệm thu, báo cáo kết quả, sản phẩm bàn giao, nhật ký thực hiện, tài liệu chứng minh dịch vụ đã hoàn thành
Hồ sơ thanh toán	Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, đối chiếu công nợ
Hồ sơ kế toán	Bút toán hạch toán, sổ chi tiết công nợ, sổ kho, thẻ kho, chứng từ ghi nhận chi phí
Hồ sơ đầu ra	Chứng cứ hàng hóa đã bán tiếp, sử dụng trong sản xuất, xuất kho cho công trình/dự án, xuất hóa đơn đầu ra
Hồ sơ giải trình	Văn bản giải trình, bảng timeline giao dịch, tài liệu chứng minh doanh nghiệp không biết bên bán là công ty rủi ro

Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và có chương riêng về khấu trừ, hoàn thuế GTGT, trong đó điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

6. Rủi ro về thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp

6.1. Rủi ro bị loại thuế GTGT đầu vào

Nếu hóa đơn bị xác định là không hợp pháp hoặc giao dịch không có thật, doanh nghiệp có thể bị loại số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Khi đó, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế được khấu trừ, nộp bổ sung thuế nếu làm thiếu số thuế phải nộp, đồng thời có thể bị tính tiền chậm nộp và xử phạt tùy trường hợp.

6.2. Rủi ro bị loại chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn, khoản chi được trừ phải đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.

Nếu hóa đơn đầu vào là hóa đơn khống hoặc không chứng minh được giao dịch thật, khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. Hậu quả là doanh nghiệp bị tăng thu nhập chịu thuế, tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, phát sinh tiền chậm nộp và có thể bị xử phạt.

6.3. Rủi ro bị đánh giá là trốn thuế

Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm thì có thể bị xử phạt về hành vi trốn thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

7. Mức xử phạt hành chính có thể gặp

Tùy bản chất vụ việc, doanh nghiệp có thể bị xử lý theo các hướng khác nhau.

7.1. Khai sai dẫn đến thiếu thuế

Nếu thuộc trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm, mức phạt là 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp bị buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu, tiền chậm nộp và điều chỉnh lại số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau nếu có.

7.2. Trốn thuế

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm là một trong các hành vi trốn thuế. Mức phạt hành chính đối với trốn thuế có thể từ 1 lần đến 3 lần số tiền thuế trốn tùy tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ; đồng thời phải nộp đủ số tiền thuế trốn, tiền chậm nộp và điều chỉnh lại số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có.

7.3. Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ hồ sơ

Khi cơ quan thuế yêu cầu hồ sơ, tài liệu, hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán mà doanh nghiệp không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc không chính xác, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và bị buộc cung cấp thông tin theo quy định.

8. Khi nào có thể bị xử lý hình sự?

Không phải mọi trường hợp mua phải hóa đơn công ty “ma” đều bị xử lý hình sự. Rủi ro hình sự thường đặt ra khi có dấu hiệu cố ý, thông đồng, mua bán hóa đơn, lập giao dịch khống, dùng hóa đơn để trốn thuế hoặc hợp thức hóa dòng tiền.

8.1. Tội trốn thuế

Theo Bộ luật Hình sự, hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán hàng hóa, nguyên liệu đầu vào nhằm làm giảm số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được khấu trừ, hoàn thuế có thể bị xem xét về tội trốn thuế nếu đủ yếu tố cấu thành và đạt ngưỡng xử lý hình sự.

8.2. Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước

Điều 203 Bộ luật Hình sự quy định người nào in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước ở dạng phôi từ 50 số đến dưới 100 số, hoặc hóa đơn/chứng từ đã ghi nội dung từ 10 số đến dưới 30 số, hoặc thu lợi bất chính từ 30.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng, thì có thể bị phạt tiền, cải tạo không giam giữ hoặc phạt tù.

8.3. Dấu hiệu khiến vụ việc dễ bị hình sự hóa

Doanh nghiệp, giám đốc, kế toán hoặc người mua hàng cần đặc biệt cảnh giác nếu có các dấu hiệu sau:

Không có hàng hóa/dịch vụ thật;
Hóa đơn mua qua môi giới;
Trả phí theo tỷ lệ phần trăm giá trị hóa đơn;
Hàng hóa trên hóa đơn không liên quan hoạt động kinh doanh;
Chứng từ giao nhận, nghiệm thu lập sau;
Thanh toán chuyển khoản rồi nhận lại tiền mặt;
Nhiều hóa đơn từ nhiều công ty mới thành lập, bỏ địa chỉ;
Giá trị hóa đơn lớn, lặp lại nhiều kỳ;
Có trao đổi tin nhắn về việc “mua hóa đơn”, “lấy VAT”, “hợp thức chi phí”;
Kế toán, giám đốc, người mua hàng biết rõ nhưng vẫn kê khai.

Trong trường hợp bị mời làm việc, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc “đóng tiền khắc phục” mà cần làm rõ bản chất giao dịch, lỗi, vai trò từng người, chứng cứ hàng hóa/dịch vụ có thật và yếu tố chủ quan có hay không.

9. Trách nhiệm của giám đốc, kế toán và người mua hàng

9.1. Giám đốc, người đại diện theo pháp luật

Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật có thể bị yêu cầu giải trình về quy trình mua hàng, phê duyệt nhà cung cấp, ký hợp đồng, phê duyệt thanh toán, sử dụng hóa đơn, kê khai thuế và kiểm soát nội bộ. Nếu giám đốc chỉ đạo mua hóa đơn, ký hồ sơ khống hoặc biết rõ giao dịch không có thật nhưng vẫn duyệt thanh toán, rủi ro cá nhân rất lớn.

9.2. Kế toán

Kế toán có thể bị xem xét vai trò nếu trực tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra hóa đơn, kê khai thuế, hạch toán chi phí, lập hồ sơ thanh toán hoặc biết hóa đơn rủi ro nhưng vẫn đưa vào sổ sách. Tuy nhiên, trách nhiệm của kế toán phải được đánh giá theo quyền hạn thực tế, chỉ đạo của lãnh đạo, chứng cứ trao đổi và mức độ biết về giao dịch.

9.3. Nhân viên mua hàng, bộ phận kinh doanh

Người trực tiếp tìm nhà cung cấp, nhận báo giá, nhận hàng, nghiệm thu, đề xuất thanh toán cũng có thể phải giải trình. Nếu nhân viên mua hàng thông đồng với bên bán để mua hóa đơn, nâng giá, lập chứng từ khống hoặc nhận lại tiền, trách nhiệm không chỉ dừng ở nội bộ doanh nghiệp.

9.4. Doanh nghiệp với tư cách pháp nhân

Doanh nghiệp là người nộp thuế, sử dụng hóa đơn, hạch toán chi phí và kê khai thuế. Nghị định 125/2020/NĐ-CP xác định doanh nghiệp, đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh trực tiếp kê khai, nộp thuế, sử dụng hóa đơn là đối tượng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

10. Cách phòng tránh hóa đơn công ty “ma”

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn đầu vào và nhà cung cấp trước khi thanh toán, đặc biệt với giao dịch giá trị lớn, nhà cung cấp mới, hàng hóa khó kiểm soát hoặc ngành nghề rủi ro cao.

10.1. Kiểm tra nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng

Cần kiểm tra:

Mã số thuế;
Tình trạng hoạt động;
Địa chỉ trụ sở;
Người đại diện theo pháp luật;
Ngành nghề kinh doanh;
Tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp;
Năng lực cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
Website, kho hàng, nhân sự, giấy phép con nếu có;
Lịch sử giao dịch, uy tín, hồ sơ năng lực.

10.2. Không mua hàng qua trung gian mập mờ

Nếu người bán thực tế là A nhưng hóa đơn do công ty B xuất, cần kiểm tra quan hệ giữa A và B. Không nên nhận hóa đơn từ một pháp nhân không trực tiếp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nếu không có căn cứ ủy quyền, đại lý, phân phối hoặc giao dịch hợp pháp rõ ràng.

10.3. Thanh toán không dùng tiền mặt đúng quy định

Đối với thuế GTGT đầu vào, Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định điều kiện khấu trừ liên quan đến hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; với thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi được trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 cũng phải có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp đặc thù.

10.4. Lưu hồ sơ giao nhận, nghiệm thu

Không chỉ lưu hóa đơn và ủy nhiệm chi. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng, đơn hàng, phiếu giao nhận, kho vận, nghiệm thu, hình ảnh, email, hồ sơ đầu ra, bảng kê sử dụng hàng hóa/dịch vụ để chứng minh giao dịch có thật.

10.5. Rà soát hóa đơn định kỳ

Nên định kỳ đối chiếu hóa đơn mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử, dữ liệu kế toán, sao kê ngân hàng và hồ sơ nhập kho/nghiệm thu. Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh trước khi bị thanh tra, kiểm tra.

11. Câu hỏi thường gặp

Mua phải hóa đơn của công ty “ma” xử lý thế nào?

Cần dừng sử dụng hóa đơn rủi ro, kiểm tra tình trạng hóa đơn và bên bán, rà soát giao dịch thực tế, thu thập chứng cứ chứng minh hàng hóa/dịch vụ có thật, thanh toán thật, hạch toán đúng; nếu không đủ căn cứ thì cân nhắc kê khai bổ sung, điều chỉnh thuế và chuẩn bị văn bản giải trình với cơ quan thuế.

Hóa đơn của công ty bỏ địa chỉ có được khấu trừ thuế không?

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký là hóa đơn không hợp pháp. Nếu hóa đơn lập trước thời điểm đó nhưng cơ quan thuế, công an hoặc cơ quan chức năng kết luận là hóa đơn không hợp pháp thì vẫn có rủi ro bị loại.

Mua hàng thật nhưng bên bán là công ty “ma” thì có bị phạt không?

Có thể vẫn bị yêu cầu giải trình và xử lý về thuế nếu hóa đơn không đủ điều kiện. Tuy nhiên, nếu chứng minh được giao dịch có thật, hàng hóa/dịch vụ có thật, thanh toán thật, hạch toán đầy đủ và lỗi thuộc bên bán, hướng xử lý có thể khác với trường hợp mua hóa đơn khống.

Đã kê khai hóa đơn công ty “ma” thì có nên tự điều chỉnh không?

Nên rà soát ngay. Nếu không chứng minh được giao dịch hoặc hóa đơn thuộc trường hợp không hợp pháp, doanh nghiệp cần trao đổi với kế toán, tư vấn thuế hoặc luật sư để kê khai bổ sung, điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào, loại chi phí và nộp bổ sung thuế, tiền chậm nộp nếu phát sinh.

Có bị truy cứu trách nhiệm hình sự không?

Có thể, nếu có dấu hiệu cố ý mua bán hóa đơn, lập giao dịch khống hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp để trốn thuế đến mức truy cứu. Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp để làm giảm thuế phải nộp hoặc tăng thuế được khấu trừ/hoàn có thể bị xem xét về tội trốn thuế; hành vi mua bán trái phép hóa đơn có thể bị xem xét theo Điều 203 Bộ luật Hình sự.

Chỉ kế toán kê khai thì giám đốc có liên quan không?

Có thể có. Giám đốc, người đại diện theo pháp luật có thể phải giải trình về việc phê duyệt nhà cung cấp, ký hợp đồng, thanh toán, quản trị hóa đơn và kiểm soát nội bộ. Trách nhiệm cụ thể phụ thuộc vào chứng cứ chỉ đạo, phê duyệt, biết hay không biết, hưởng lợi hay không hưởng lợi.

Cần nộp những tài liệu gì khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình?

Nên nộp hợp đồng, phụ lục, đơn hàng, báo giá, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, vận đơn, nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, sao kê ngân hàng, sổ kế toán, chứng cứ hàng hóa đã sử dụng/bán tiếp và văn bản giải trình logic theo timeline giao dịch.

Có nên làm lại chứng từ cho đủ hồ sơ không?

Không nên làm giả, ký lùi ngày, tạo khống phiếu giao nhận, nghiệm thu, hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán. Việc hợp thức hóa hồ sơ sau khi bị phát hiện có thể khiến vụ việc nghiêm trọng hơn và làm tăng rủi ro hình sự.

Làm sao phòng tránh mua phải hóa đơn công ty “ma”?

Cần kiểm tra nhà cung cấp trước giao dịch, tra cứu hóa đơn điện tử, thanh toán đúng tài khoản doanh nghiệp, lưu hồ sơ giao nhận/nghiệm thu, kiểm soát kho vận, không mua hóa đơn qua môi giới và rà soát hóa đơn đầu vào định kỳ trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

12. Kết luận

Mua phải hóa đơn của công ty “ma” là rủi ro nghiêm trọng về thuế, kế toán và hình sự kinh tế. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa giao dịch thật nhưng bên bán có vấn đề và hành vi mua hóa đơn khống để hợp thức chi phí. Điểm mấu chốt khi giải trình là chứng minh được hàng hóa/dịch vụ có thật, giao nhận – nghiệm thu có thật, thanh toán có thật, hạch toán đầy đủ và doanh nghiệp không biết, không thông đồng với bên bán.

Nếu hóa đơn không đủ điều kiện, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, kê khai bổ sung, điều chỉnh thuế, nộp bổ sung thuế và tiền chậm nộp nếu phát sinh. Nếu vụ việc đã có dấu hiệu điều tra hình sự, bị cơ quan công an mời làm việc hoặc liên quan nhiều hóa đơn, nhiều công ty bỏ địa chỉ, giá trị lớn, doanh nghiệp nên nhờ luật sư và chuyên gia thuế rà soát trước khi giải trình.

Nguyên tắc an toàn là: không mua hóa đơn, không hợp thức hóa chứng từ, không ký lùi hồ sơ, không thanh toán vòng, không dùng hóa đơn của bên không thực hiện giao dịch thật.

Căn cứ pháp lý

Luật Quản lý thuế năm 2019;
Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024;
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025;
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thuế giá trị gia tăng;
Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp;
Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;
Bộ luật Hình sự năm 2015, được sửa đổi, bổ sung;
Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015, được sửa đổi, bổ sung;
Các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Nội dung bài viết chỉ có giá trị tham khảo, được xây dựng trên cơ sở quy định pháp luật tại thời điểm cập nhật. Việc mua phải hóa đơn của công ty “ma” bị xử lý theo hướng nào phụ thuộc vào hồ sơ cụ thể như thời điểm lập hóa đơn, tình trạng pháp lý của bên bán, giao dịch có thật hay không, chứng từ thanh toán, hồ sơ giao nhận, nghiệm thu, việc kê khai thuế, số tiền thuế bị ảnh hưởng, yếu tố biết hoặc không biết của doanh nghiệp và kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia thuế trước khi giải trình, kê khai bổ sung hoặc làm việc với cơ quan chức năng.